Hoe manage je verandering?

Reorganiseren is tegenwoordig meer regel dan uitzondering. De gevleugelde uitspraak “verandering is de enige constante” is meer dan ooit een waarheid als een koe. Hoeveel kennis heb jij dan als leidinggevende van het managen van die verandering? Weet je hoe je een team, afdeling of bedrijf door in die onzekere tijd heen leidt. En hoe je jezelf door die verandering heen leidt – je bent zelf immers ook maar mens.

Bootje varen
Ik hou van beeldspraken omdat ze dingen zo lekker simpel en duidelijk maken. Je begint dus aan je een boottocht. Je krijgt een rondleiding en uitleg. “Kijk, daar ligt de boot waarmee je gaat varen.” Het is een mooie degelijke en stevige boot. Het is een opblaasboot en degene die je uitleg geeft, vertelt dat het nog nooit is gebeurd voor zover hij weet dat zo’n boot lek raakt. De boot is gemaakt van drie lagen sterk kunststof. Lek raken, nee die kans is echt heel klein. Maar de boot bestaat uit drie luchtkamers en mocht hij toch lek raken, dan zijn er altijd nog twee kamers over om veilig de kant te bereiken. Bovendien is iedereen voor de zekerheid voorzien van zwemvesten en helmen. Dit alles geeft je veel vertrouwen. Je kan niet wachten om de reis te beginnen en gaat met je team aan boord.

 

Verandering op komst
De reis verloopt volgens verwachting en je hebt het goed naar de zin. Je krijt te horen dat verderop de rivier wat harder stroomt dan hier en krijgt uitleg hoe je daar het beste mee kunt omgaan. Je vraagt even de aandacht van eenieder en kondigt aan dat verderop het riviertje wat harder stroomt dan hier. “Geen probleem hoor, want roeien op een wat sneller stromende rivier is niet wezenlijk anders” leg je uit. Je geeft de nodige instructies over de verschillen en bereidt je teamleden op de boot goed voor op de nieuwe situatie. Je laat de uitrusting en de boot voor de zekerheid nog eens goed controleren. Natuurlijk is het enigszins spannend, maar je hebt jezelf en je team goed voorbereid. Het zal vast even wennen zijn, maar je gelooft erin en het team gaat ervoor.

 

 

Wild water
En dan, als een donderslag bij heldere hemel gebeurt het. Het relatief rustige stroompje verandert niet in een sneller stromende rivier, maar in kolkend water! Dit was niet het beeld dat geschetst werd… Je probeert je team gerust te stellen door ze te verzekeren dat het maar van korte duur is. Verderop – zo weet je – is de rivier echt zoals eerder aangekondigd gewoon wat sneller stromend. Dit is een onvoorziene omstandigheid. Je probeert vertrouwen te houden, maar bent eigenlijk gewoon bang, net als je teamleden. Dit is niet wat je verwacht had en varen op zo’n kolkende rivier kan je helemaal niet. Gaat dit ooit nog goed komen?

 

 

Fasen in een reorganisatieproces
Zo gaat dat bij veel reorganisaties ook. Het management heeft zich goed voorbereid op de nieuwe situatie na de reorganisatie. Veelal wordt het personeel voorgehouden dat het daar wel anders werken is, maar in wezen niet veel anders dan nu. Het management gelooft dit oprecht en heeft zichzelf en het personeel daarop ook goed voorbereid. Tot zover gaat het goed.

Wat echter echt onderschat wordt, is de overgang van “hier” naar “daar”. De periode van reorganisatie brengt veel onzekerheden met zich mee.

Mensen moeten afscheid nemen van het oude. En het ging toch eigenlijk best goed? Waarom moesten we veranderen dan? Daar is men eigenlijk helemaal nog niet zo van overtuigd blijkt nu…

En wanneer men dat dan accepteert, komen de onzekerheden. Kan ik die nieuwe invulling van mijn functie eigenlijk wel waarmaken? En vind ik het dan nog wel leuk? Wat gebeurt er als het me niet lukt? Raak ik mijn baan kwijt? Kan ik mijn hypotheek dan nog wel betalen?

De fasen waarin mensen door zo’n verandering gaan, zijn onderzocht en gemodelleerd door de psychiater Elisabeth Kübler-Ross. Zij heeft vijf fasen omschreven die de meeste mensen geheel of gedeeltelijk doorlopen om na een traumatische ervaring – wat een reorganisatie in veel gevallen kan zijn – zich weer te kunnen verbinden aan de nieuwe situatie. Deze fasen zijn weergegeven in haar rouwverwerkingscurve die tegenwoordig als veranderingscurve in bedrijven wordt gebruikt.

 

 

Hoe manage je deze fasen van verandering?
Iedere fase van verandering vraagt om een eigen aanpak. Op ieder moment help je het teamlid om door die fase heen te komen, één stapje verder in het traject.

  1. De eerste stap is plenair: communiceer duidelijk waarom de verandering nodig is. Laat weten waarom het oude niet meer voldoet. Ga het gesprek aan en wees duidelijk dát de verandering plaatsvindt.
  2. Wanneer duidelijk is dat er geen weg terug is, zal het persoonlijke gedeelte komen: emoties over de verandering. Dit verschilt van persoon tot persoon en zal dus individueel aangepakt moeten worden. Ga in gesprek, luister goed waar de twijfel / angst / verdriet / onzekerheid zit. Neem de emoties serieus en bekijk samen hoe de toekomst eruit ziet.
  3. Na het dieptepunt geef je de benodigde begeleiding om het nieuwe eigen te maken. Wat heeft eenieder nodig om te acteren in de nieuwe situatie.
  4. Als laatste trek je de activiteiten breder. Kijk samen met het team naar et grotere geheel. Hoe kunnen de processen beter, hoe stem je dat beter op elkaar en de buitenwereld af?

Tot zover de theorie, klinkt simpel toch? De praktijk is weerbarstiger en gaat over mensen, emoties, belangen en nog veel meer. En ondertussen gaat het werk door. Misschien ben je wel goed in het managen vóór en na de stroomversnelling en is dat wilde water voor jou ook (te) spannend. Laat je daarbij dan ondersteunen door een verandermanager,laat je coachen of volg een training. Want je hoeft er niet alleen doorheen.

 

 

 

Marc Bekker | Coach en Verandermanager

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.